Hoe ziet een goed OR-jaarverslag eruit?

Gepubliceerd door Maartje Woestenberg op 7 januari 2019

Het nieuwe jaar is begonnen en dat betekent voor veel ondernemingsraden dat zij hun jaarverslag over 2018 kunnen afronden. De grote vraag is alleen hoe zo’n jaarverslag eruit zou moeten zien. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) biedt hierover geen uitsluitsel. Daarom hierna wat tips en tricks ter inspiratie. Veel succes met schrijven!

jaarverslag 768 x 513

‘Het reglement bevat in ieder geval voorschriften omtrent: het opmaken en het bekend maken aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen van … het jaarverslag van de ondernemingsraad.’ (Artikel 14 lid 2 sub h WOR.)

Dat de OR op verplicht is om een jaarverslag te publiceren, is duidelijk omschreven in de WOR  en als het goed is ook in het OR-reglement. Hóe het jaarverslag er vervolgens uitziet, is aan de OR zelf. Hierna volgt een aantal tips om in het achterhoofd te houden bij het opstellen van het eerstvolgende jaarverslag.

Algemene tips vooraf

Tip 1: Houd rekening met wie het OR-jaarverslag leest. Waarin is diegene geïnteresseerd? De lezer moet snel de informatie kunnen vinden die antwoord geeft op ‘what’s in it for me?’. Je meldt dus niet wat de OR allemaal gedaan heeft, maar vooral wat de collega’s daarvan gemerkt hebben.

Tip 2: Laat in je OR-jaarverslag zien waar de OR voor staat. Als je een betere communicatie tussen de afdelingen wilt stimuleren, laat dit ook terugkomen. Bepaal dus nadrukkelijk welke de OR-boodschap je over wilt brengen. Zorg voor een goede mix tussen het verantwoorden van keuzes in het verleden en doelstellingen voor de toekomst.

Tip 3: Denk in mogelijkheden! Zoek een passende (creatieve) vorm die uitnodigt tot lezen. Misschien kun je het OR-jaarverslag ook op een ludieke wijze presenteren of overhandigen?

Een gebalanceerde mix tussen vorm en inhoud

Hét OR-jaarverslag bestaat niet. Daarom komen we in de praktijk ook zoveel soorten verslagen tegen. Van lijvige documenten, waarin alles wat er in het afgelopen jaar voorbij is gekomen nog eens wordt uitgeschreven, tot posters op het toilet met daarop de highlights van het OR-werk. Maar ook jaarverslagen in de vorm van vlogs, presentaties en speciale websites komen voorbij. Probeer eerst de volgende drie vragen te beantwoorden:

  • Wat wil je bereiken met het OR-jaarverslag? (Doel)
  • Wat wil je naar voren laten komen in het OR-jaarverslag? (Inhoud)
  • Met welke zaken houd je rekening bij het bereiken van je doelgroep? (Binnen-/buitendienst, wel/geen e-mail, taalvaardigheid etc.)

Vervolgens kun je gaan nadenken over het middel (papieren jaarverslag, PowerPoint, filmpje, poster etc.) van het jaarverslag: 

  • Welk middel past bij mijn doel, inhoud én doelgroep?

Als je een communicatiemiddel voor ogen hebt, is het belangrijk na te gaan of het ook realistisch is én of je er je gehele doelgroep mee kunt bereiken:

  • Is er expertise, tijd en geld beschikbaar om het middel in te zetten?
  • Kun je de gehele doelgroep bereiken op het moment dat je het middel inzet?

De vervolgstap is om het jaarverslag uiteindelijk te gaan ontwikkelen. Zodra het concept er ligt, is het belangrijk een aantal checkvragen te stellen:

  • Komt het doel van het jaarverslag nadrukkelijk naar voren?
  • Is alle inhoud opgenomen die je wilt delen?
  • Nodigt het jaarverslag uit tot lezen?
  • Is de vormgeving aantrekkelijk (genoeg)?
  • Is het leesbaar?
  • Zijn hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden?
  • Is duidelijk hoe de achterban contact kan opnemen met de OR?
Kortom, om van het jaarverslag een succes te maken, zijn er best wel wat stappen te zetten. Begin daarom op tijd en neem als gehele ondernemingsraad de verantwoordelijkheid voor het stuk. Wil je meer weten over het schrijven van het OR-jaarverslag of communicatie met de achterban in zijn algemeenheid? Download dan hier onze gratis whitepaper of schrijf je in voor de training OR en communicatie met de achterban.

Op de hoogte blijven

Elke maand tips, nieuws en inspiratie voor de OR, bestuurder en HR-manager.

Populaire blogs